Email-Archivierung

Gesetzliche Vorgaben einhalten

DIE VORGABEN

Der Gesetzgeber verlangt von den Unternehmen eine vollständige Archivierung der Email-Kommunikation, so wie der übrigen geschäftlichen Kommunikation auch. Auch die Länge der Aufbewahrungspflicht ist dieselbe: 6 bzw. 10 Jahre. Die Archivierung muß
– nachweisbar vollständig sein,
– unveränderbar oder signiert erfolgen,
– für den Prüfer des Finanzamtes leicht zugänglich erfolgen
  (nicht auf 200 Postfächer verteilt).

 

DAS PROBLEM

Emails werden in Klein- und Mittelunternehmen zumeist gar nicht archiviert: Es bleibt den Mitarbeitern überlassen, was sie aufheben und was sie löschen. Darüberhinaus wird der erhaltene Bestand nicht schreibgeschützt oder signiert, eine Email kann also unter Einsatz einfacher technischer Mittel verändert werden. Und ganz selten werden die Logfiles des zuständigen Mailservers archiviert – weil man den Mailserver eines externen Providers mitnutzt (und an das Logfile nicht herankommt) oder weil man sich der Pflichten nicht bewußt ist.

 

DIE LÖSUNG

genioDATA bietet zwei Varianten zur Lösung an.

Der Kunde kann das komplette Mailhandling an genioDATA übertragen: den Betrieb des Mailservers und des Archivs.
Er kann auch ausschließlich die Archivierung an genioDATA übertragen; dann wird der genioDATA-Archivserver logisch vor den Mailserver des Kunden gesetzt.
In beiden Fällen erhält der Kunde vollständige Konformität mit den gesetzlichen Bestimmungen, ohne an seiner Infrastruktur und seinen Arbeitsgewohnheiten etwas ändern zu müssen.

 

WEITERE INFORMATIONEN

Interessenten können hier ein Infoblatt und hier die Preise herunterladen.
Das Sinnvollste ist sicher ein intensives gemeinsames Gespräch, in dem Techniken, Sicherheitsaspekte und organisatorische Fragen detailliert beantwortet werden. Für den Erstkontakt gibt es das Kontaktformular.